Im letzten Blog-Post zum Thema "IBM Mail Support for Microsoft Outlook 2013" (kurz IMSMO) haben wir euch schon einen kurzen Einblick in unsere ersten Kundenerfahrungen und einen groben Überblick über die Funktionalität der Exchange-ActiveSync-Komponente von IMSMO gegeben.

IMSMO ist - neben dem Notes Traveler, IBM Verse und IBM Connections Mail - ein weiterer Teil von IBMs "Bring your own Client"-Strategie, die uns zahlreiche Optionen für die Wahl unseres Domino-Frontends bietet. IMSMO erlaubt uns, mit unserem Domino-Server einen Outlook-Client zu benutzen. Wenn euer Unternehmen also eigentlich Notes und Domino einsetzt, ihr oder eure Kollegen aber lieber den Outlook-Client anstatt des Notes-Clients benutzen möchten, ist das mit IMSMO problemlos möglich. Natürlich sollte schon ein konkreter Use-Case dahinterstecken, wie z.B. bei unserem Kunden, der eine Firma aufgekauft hatte, die bereits Microsoft Exchange und Outlook einsetzte. Unser Kunde stand nun vor der Herausforderung, die IT-Infrastruktur der neu erworbenen Firma in seine vorhandene zu integrieren. Damit die Outlook-gewohnten Mitarbeiter der Firma weiterhin mit dem Client ihrer Wahl arbeiten können, wählte er IMSMO als Alternative zu einer Notes-Migration. Letztere hätte im Gegensatz zu IMSMO viel Schulungs- und Umgewöhnungszeit auf Seiten der Benutzer gekostet.

Die Synchronisation der Mails, Termine, Kontakte und Ordner in unserer Testumgebung war schnell eingerichtet, wie man im letzten Beitrag zu unserem IMSMO-Projekt heraushören kann.
IBM ConnectED Nachlese Nachlese: IBM Mail Support for Microsoft Outlook 2013 (IMSMO)
Mittlerweile läuft auch das Mail-Addin, das für die folgenden zusätzlichen Funktionalitäten zuständig ist, bei unserem Kunden einwandfrei:

 

Anbindung anderer Adressbücher über LDAP

Standardmäßig funktioniert die Schnelladdressierung per Type-Ahead/AutoComplete für E-Mails und Besprechungen im Outlook-Client nur mit lokalen und letzten Kontakten (recent contacts). Wir können mit Hilfe von LDAP aber zusätzlich auf andere Adressbücher zugreifen, so z.B. auf das Domino Directory oder ein Kunden- und Lieferanten-Verzeichnis, und somit dem Kunden auch im Outlook-Client eine schnelle E-Mail-Verarbeitung ermöglichen.

 

Abb. 1: E-Mail-Adressen, die ihr irgendwann schon einmal in eurem Outlook-Client eingegeben habt, werden per Type-Ahead/AutoComplete bei zukünftigen E-Mails wieder vorgeschlagen, auch wenn Sie nicht im lokalen, persönlichen Adressbuch stehen.

 

Abb.2: Hier ist das Globale Adressbuch des Kunden via LDAP an den Outlook-Client angebunden und vereinfacht die Suche nach Kontakten.

 

Größenbeschränkungsanzeige des Mailfiles

Wir können den Endbenutzern anzeigen, ob und wann sie die maximal zulässige Größe ihres Mailfiles erreicht haben. Dies klappt leider nicht direkt im Posteingang oder den verschiedenen Ordnern, sondern wird nur angezeigt, wenn man auf den entsprechenden Bereich des Mail-Add-Ins wechselt. Falls notwendig können wir aber per Script veranlassen, dass Endbenutzer per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ihre Mails in etwa der Größenbeschränkung entsprechen und sie ihr Postfach bereinigen sollten. Da unser Kunde allerdings DAOS auf seinem Domino Server aktiviert hat, ist diese zusätzliche Funktion für ihn nicht wirklich notwendig.

 

Abb.3: Normalerweise zeigt die Mailbereinigung einen grünen Balken, solange die Größe der gesamten Mails nicht an die Größenbeschränkung heranreicht.

 

Abb.4: Wenn dies allerdings passiert, wird der Balken gelb und letztendlich rot und der Button zur Mailbereinigung "Jetzt bereinigen" erscheint.

 

Räume- und Ressourcensuche im Kalender

Wir können im Kalender auf die Räume und Ressourcen des Domino-Verzeichnisses zugreifen (siehe Screenshot), so dass die Endbenutzer auch im Outlook-Client deren Verfügbarkeit prüfen und sie direkt in ihre Besprechungseinladungen integrieren können.

 

Abb.5: Durch die Raumsuche können wir Räume und Ressourcen für Besprechungen suchen und auf Anhieb sehen, ob sie zu dem konkreten Termin verfügbar sind.

 

Delegierung

Mit der Delegationsfunktionalität kann unser Kunde nun wie im Notes anderen Benutzern Zugriff auf sein Postfach geben oder den Zugriff auf andere Postfächer erhalten (siehe Screenshot). Um mit dem Postfach eines anderen Benutzers arbeiten zu können bedarf es aus Sicherheitsgründen der Eingabe des eigenen Notes-Kennworts. Außerdem müssen die Postfächer, die man delegiert oder auf die man den Zugriff erhält, ebenfalls auf dem IMSMO/Mailserver liegen.

 

Abb.6: Mit der Delegieren-Funktion kann man sowohl anderen Mitarbeitern Zugriff auf sein Mailfile gewähren als auch auf das Mailfile anderer Mitarbeiter zugreifen.

 

Abb.7: Zur Zeit lässt sich nur eine begrenzte Anzahl an Zugriffsberechtigungen auswählen, die man den Mitarbeitern auf sein Postfach gewähren möchte.

 

Abb.8: Sobald mir der Zugriff auf ein anderes Postfach gewährt wurde, kann ich es in meinem Outlook-Client inkl. aller Ordner anzeigen lassen.

 

Abwesenheitsnachrichten (out of Office)

Die Abwesenheits- (siehe Screenshot) des Notes-Clients wird mit dem Mail-Add-in ebenfalls im Outlook-Client zur Verfügung gestellt.

 

Abb.9: Für Urlaubs- und Krankheitszeiten kann man Automatische Abwesenheitsnachrichten einrichten.

 

Die Aktivierung dieser Funktionen bei unserem Kunden lief problemlos, allerdings trafen wir an anderer Stelle auf einige Stolpersteine, die wir zuerst aus dem Weg räumen mussten:

 

Altdaten als PST-Datei integrieren

Da die Benutzer unseres Kunden sehr viele Umlaute und Sonderzeichen in ihren Kontakten und Ordnern im Outlook verwendet hatten, konnten wir eine herkömmliche Migration der Altdaten auf den Domino-Server mittels Migrationstool nicht problemlos durchführen. Daher haben wir uns für einen kleinen aber einfachen Umweg entschieden: die alten Exchange-Daten der Benutzer (E-Mails, Kontakte, Termine, Notizen, Aufgaben) wurden in eine persönliche Speicherdatei (PST-Datei) umgezogen, die problemlos in den neuen Outlook-Client integriert werden konnte, ohne aktiv auf das Backend bzw. das Notes Mailfile auf dem Server zuzugreifen. Diese PST-Datei wurde im Outlook-Client als zusätzliches Archiv von den Benutzern eingebunden. Somit standen die Altdaten im Outlook jederzeit zur Verfügung, ohne auf dem Domino-Server Schwierigkeiten zu verursachen.      

 

DB2 als Datenbankserver eingerichten

Zu Beginn des Projektes waren wir noch davon ausgegangen, dass als Datenbankserver zwecks Administration, Synchronisation und Loadbalancing die standardmäßige Domino Datenbank Derby ausreichen würde. Diese empfiehlt IBM aber lediglich für einen Proof of Concept und keineswegs für eine Produktivumgebung. Somit mussten wir zusätzlich noch eine DB2 Datenbank für die IMSMO-Umgebung einrichten. Glücklicherweise ist die DB2 in begrenztem Umfang ja Teil der Domino Lizenz. Daher müsst ihr in diesem Fall nur in das Passport Advantage Online Tool gehen und euch die Software herunterladen. Achtet aber darauf, dass ihr "IBM DB2 xxx Enterprise Server Edition Restricted Use" Lizenz nehmt. Wie ihr den zugehörigen Lizenzkey bekommt und aktiviert erfahrt ihr für die Version 10.1 auf dieser IBM Support Seite
http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21594835

 

Für unser Kundenprojekt haben wir übrigens die folgende Infrastruktur als Testumgebung genutzt:

  • Domino Server 9.0.1 FP4
  • IMSMO/IMSA für 9.0.1 FP4

Diese Umgebung nutzt noch zur Synchronisation das ActiveSync Protokoll von Microsoft. IBM hat allerdings angekündigt, dass noch vor dem 20. Juni 2016 eine neue Version der IMSMO-Funktion erscheint. Pünktlich zur General Availability soll diese Version SyncML anstelle von EAS einsetzen.

 

Quelle: Introduction to Project Hawthorn - Outlook Access for Domino von Luis Guirigay, IBM

 

Dies wurde für IMSMO in der Cloud bereits umgesetzt und auf Herz und Nieren getestet. Daher erwarten wir keine bis wenige Probleme mit dieser Umstellung. Wenn ihr allerdings mit dem Gedanken spielt, ein IMSMO-Projekt in eurer Firma zu starten, solltet ihr besser noch bis Ende Juni, also bis zum Ende der Limited Availability warten.

Vorher könnt ihr uns aber gerne schon kontaktieren, damit wir euch, wenn es so weit ist, tatkräftig unterstützen können

Per E-Mail an info@itwu.de oder per Telefon: 05251 288160

 

 

 

Ab dem 30.September 2016 wird IBM sich von einigen sehr alten Schätzen aus dem Lotus-Lizenzfundus trennen. Die folgenden Lizenzen können demnach nur noch bis 3 Tage vor dem Abkündigungsdatum, also bis zum 27. September, bestellt werden:

  • IBM Lotus® Notes® with Messaging Authorized User Annual SW Subscription & Support Renewal
  • IBM Lotus Notes with Messaging Authorized User SW Subscription & Support Reinstatement 12 Months
  • IBM Lotus Notes with Collaboration Authorized User Annual SW Subscription & Support Renewal
  • IBM Domino® Application Server SW Subscription & Support Renewal 1 Anniversary
  • IBM Domino Application Server SW Subscription and Support After License 1 Anniversary
  • IBM Domino Application Server SW Maintenance Renewal 1 Anniversary
  • IBM Domino Mail Server SW Subscription & Support Renewal IBM Domino Mail Server
  • IBM Domino Mail Server SW Maintenance Renewal 1 Anniversary
  • IBM Domino Mail Server SW Subscription and Support Renewal 1 Anniversary
  • IBM Lotus iNotes® for Collaboration SW Subscription & Support Renewal License 1 Anniversary
  • IBM Lotus iNotes for Collaboration User Annual SW Subscription & Support Renewal
  • IBM Lotus iNotes for Messaging User Annual SW Subscription & Support Renewal
  • IBM iNotes with Domino Server CAL SW Subscription & Support After License 1 Anniversary
  • IBM Lotus Component Designer Registered User Annual SW Subscription & Support Renewal
  • IBM Lotus Domino Unified Communication for Cisco Processor Value Unit (PVU) Annual SW Subscription & Support Renewal

Quelle: http://www-01.ibm.com/common/ssi/cgi-bin/ssialias?subtype=ca&infotype=an&appname=iSource&supplier=877&letternum=ENUSZP16-0005

 

Seid ihr betroffen?

Ich hoffe sehr, dass die meisten von euch schon auf neue Lizenzformen wie

  • IBM Domino Collaboration Express Authorized User License + SW Subscription & Support 12 Months
  • IBM Domino Enterprise Server Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months
  • IBM Domino Enterprise Client Access License Authorized User License + SW Subscription & Support 12 Months
  • IBM Lotus CEO Communications User License + SW Subscription & Support 12 Months

umgeschwenkt sind. Allerdings kann es in traditionell gewachsenen, sehr gut laufenden Domino-Infrastrukturen ja immer mal vorkommen, dass den alten Lizenzformen treu geblieben wird - ganz nach dem Motto "never change a running system".
Ob ihr noch eine oder mehrere dieser alten Lizenzformen im Einsatz habt, könnt ihr am besten in euren Berechtigungsnachweisen herausfinden.

 

Abb. 1: Auf dem IBM Berechtigungsnachweis könnt ihr feststellen, welche Lizenzen ihr aktuell im Einsatz habt

 

Wie kann ITWU helfen?

Wenn diese Unterlagen bei euch so große Ausmaße angenommen haben, dass ihr keinen anständigen Überblick mehr über eure zahlreichen Lizenzen erhaltet, helfen wir euch gerne weiter. Ihr könnt uns dann einfach eine E-Mail schreiben, in der ihr uns erlaubt, Einsicht in eure Lizenzhistorie zu nehmen. Auf diesem Weg, können wir von IBM eure Lizenzhistorie in Form eines Excel-Sheets anfordern, in der alle Lizenzen aufgelistet sind, die ihr jemals bestellt habt. So erhaltet ihr einen guten Überblick über eure alten und aktuellen Lizenzen und seht sehr schnell - oder mithilfe unseres geschulten Auges - ob ihr bezüglich der abgekündigten Lizenzen tätig werden müsst.

 

Was ist zu tun?

Wenn ihr nämlich noch eine oder mehrere der alten Schätzchen im Einsatz habt, die sich z.B. seit mehreren Jahren automatisch verlängern (weil ihr vielleicht vor drei Jahren schon im Voraus für mehrere Jahre Software Subscpription and Support Renewal gezahlt habt), müsstet ihr überlegen, ob ihr diese Lizenzformen sofort durch neuere ablöst oder ob ihr sie noch einmal im Voraus verlängert - das aber bitte bis zum 27. September!

Sowohl bei der Verlängerung als auch bei der Ablöse durch neuere Lizenzformen sind wir euch natürlich gerne behilflich. Die IBM Lotus iNotes Lizenzen müssten z.B. gar nicht durch neuere Lizenzformen abgelöst werden, solange eure Lizenzhistorie z.B. eine aktuelle IBM Domino Enterprise / Messaging Client Access License oder eine IBM Domino Collaboration / Messaging Express License für alle aktiven iNotes Benutzer beinhaltet. Die iNotes Funktion ist nämlich in diesen Lizenzen schon seit mehreren Jahren enthalten und muss demnach nicht mehr separat lizenziert werden.

Für die IBM Lotus Notes sowie für die IBM Domino Application / Mail Server Lizenzen sollten wir allerdings in naher Zukunft Alternativen für euch suchen. Hierbei helfen wir euch gerne in einem persönlichen Gespräch oder ihr schaut euch schonmal unsere Beiträge zum IBM Lizenzdschungel an, in denen ihr viele wichtige Tipps für die korrekte IBM Notes und Domino Lizenzierung findet.

Einführung in den Lizenzdschungel der IBM
Der IBM Lizenzdschungel Teil 2: Subcapacity-Lizenzierung
Der IBM Lizenzdschungel Teil 3: Client-Server-Lizenzierung vs. CEO Bundle vs. Express
Der IBM Lizenzdschungel Teil 4: Ausnahme zur All-or-Nothing-Regel

Wenn ihr also Einsicht in eure Lizenzhistorie nehmen, einen persönlichen Beratungstermin vereinbaren oder schon konkrete Fragen zur Lizenzierung stellen wollt, schreibt uns bitte eine E-Mail an info@itwu.de oder ruft uns an unter 05251 288160!

 

 

Seit dieser Woche gibt es endlich eine Lösung für das Problem des IBM Notes und Domino 9.0.1 Fix Pack 5, und zwar in Form eines Interim Fix 1 für das Fix Pack 5.  Dieses Interim Fix 1 (IF1) ist kumulativ, d.h. man kann auch von älteren Versionen direkt auf IF1 gehen, ohne vorher FP5 installieren zu müssen. IF1 enthält sämtliche Funktionen des Fix Pack 5 und behebt gleichzeitig das Installationsproblem.

Weitere Informationen erhaltet ihr unter www.ibm.com/support

Zum Download gehts hier lang.

Na, das ist doch eine wundervolle Aufgabe für die letzten Tage des Jahres. Wenn ihr dabei allerdings unsere Hilfe benötigt, müsst ich euch ab nächsten Mittwoch Abend noch bis ins neue Jahr gedulden. Schließlich braucht das ITWU-Team auch mal eine kleine Verschnaufspause

 

 

Ist es denn zu fassen? Nächste Woche ist schon wieder Weihnachten!! Zum Glück hat das ITWU-Team seine Geschenke für euch schon beisammen: unter dem folgenden Link findet ihr unseren offiziellen Weihnachtsgruß 2015 und noch einigen anderen Schabernack, den wir unbedingt auf Video festhalten mussten:

www.itwu.de/weihnachten

Also egal ob ihr gerade den stressigen Jahresendspurt ertragen müsst oder das Jahresende entspannt dazu nutzen könnt, euren Schreibtisch aufzuräumen; wir hoffen, dass wir euch damit in jedem Fall zumindest ein Lächeln schenken können...

Nun kommen wir aber wieder zum Geschäftlichen: Wie jedes Jahr gönnt sich das ITWU-Team auch 2015 zwischen den Jahren eine kleine Verschnaufspause. Das Büro wird also vom 24.12.2015 bis einschließlich 03.01.2016 nicht besetzt sein. Wenn ihr also noch dringende Projekte, bei denen ihr unsere Unterstützung braucht, in diesem Jahr abschliessen wollt, habt ihr nur noch eine Woche Zeit dafür! Für alle anderen Schandtaten stehen wir euch im neuen Jahr mit frischem Tatendrang wieder zur Verfügung!

Bis dahin möchten wir uns bei euch für ein erfolgreiches und spannendes Jahr 2015 bedanken und hoffen, dass uns auch in 2016 so interessante Projekte erwarten.